1. Kelompok
kerja dan Brainstorming
Curah pendapat (brainstorming)
adalah teknik kreativitas yang mengupayakan pencarian penyelesaian dari suatu masalah tertentu dengan
mengumpulkan gagasan secara spontan dari
anggota kelompok. Istilah brainstorming
dipopulerkan oleh Alex F. Osborn pada awal dasawarsa 1940-an. Beberapa hal yang
perlu diperhatikan dalam pelaksanaan curah pendapat adalah metode (anonim atau
tidak, penggunaan komputer, dll.), insentif bagi para peserta, serta hambatan
yang mungkin muncul (sifat individu, interaksi sosial, dll.).
Brainstorming dapat memberi inspirasi, memperluas wawasan, merupakan
pembelajaran dalam mengambil keputusan, selain itu menciptakan kesetaraan dan
melibatkan seluruh anggota tim. namun saat ini Brainstorming juga
dapat dilakukan tanpa harus berkumpul dalam satu ruangan, namun juga dapat
dilakukan di dunia maya atau telekonferensi dengan jarak ribuan meter.
A.
MODEL-MODEL dari BRAINSTORMING, ANTARA LAIN :
1. Verbal
Brainstorming adalah kegiatan bertukar pikiran dalam sebuah kelompok
yang dilakukan secara verbal dengan tatap muka dalam sebuah pertemuan langsung.
2. Nominal
Brainstorming adalah kegiatan bertukar pikiran dalam sebuah kelompok
akan tetapi tidak dilakukan secara langsung artinya ketika bertukar pikiran
menggunakan alat bantu seperti kertas atau dengan cara chatting.
3. Electronic
Brainstorming adalah kegiatan bertukar pikiran dalam sebuah kelompok
yang dilakukan secara elektronik dengan menggunakan alat seperti group
support system.
B. TAHAPAN DARI TEKNIK BRAINSTORMING
Pemberian informasi dan motivasi
Pada tahap ini leader menjelaskan masalah yang akan dibahas
dan latar belakangnya, kemudian mengajak kelompoknya agar aktif
untuk memberikan tanggapannya.
* Identifikasi
Anggota diajak memberikan sumbang saran pemikiran
sebanyak-banyaknya. Semua saran yang diberikan anggota ditampung,
ditulis dan jangan dikritik. Pemimpin kelompok dan peserta dibolehkan
mengajukan pertanyaan hanya untuk meminta penjelasan.
* Klasifikasi
Mengklasifikasi
berdasarkan kriteria yang dibuat dan disepakati oleh kelompok. Klasifikasi
bisa juga berdasarkan struktur / faktor-faktor lain.
* Verifikasi
Kelompok
secara bersama meninjau kembali sumbang saran yang telah diklasifikasikan.
Setiap sumbang saran diuji relevansinya dengan permasalahan yang dibahas.
Apabila terdapat kesamaan maka yang diambil adalah salah satunya dan yang
tidak relevan dicoret. Namun kepada pemberi sumbang saran bisa dimintai
argumentasinya.
* Konklusi (Penyepakatan)
Pimpinan
kelompok beserta peserta lain mencoba menyimpulkan butir-butir alternatif
pemecahan masalah yang disetujui. Setelah semua puas, maka diambil
kesepakatan terakhir cara pemecahan masalah yang dianggap paling tepat.
C. LANGKAH-LANGKAH TEKNIS
Langkah-langkah dalam melaksanakan brainstorming, yaitu:
a. Persiapan.
1. Mengundang peserta meeting.
2. Memberikan agenda acara materi
yang akan dibicarakan.
3. Mempersiapkan ruangan dan
fasilitas pendukung lainnya.
b. Pelaksanaan.
1. Menentukan batasan waktu yang
digunakan.
2. Menetapkan pimpinan meeting dan
pencatat pembicaraaan (notulis).
3. Menetapkan aturan main (rule of
the game) bersama.
4. Menentukan metode yang digunakan
dalam brainstorming.
5. Memberi kesempatan kepada para
peserta untuk menyampaikan ide-idenya.
6. Menuliskan setiap ide yang
dilontarkan peserta.
7. Melakukan pengelompokan ide yang
sejenis.
8. Melakukan pembahasan ide-ide.
9. Mengambil keputusan.
10. Menyimpulkan pembicaraan.
D. KEUNGGULAN BRAINSTORMING
* Ide yang
muncul lebih banyak dan beragam
* Kesalahan akan terdeteksi karena yang terlibat banyak
orang
* Waktu dan tenaga dicurahkan
oleh banyak orang dan dengan demikian terdapat lebih banyak akses informasi dan
keahlian.
2.
Mengembangkan kepercayaan dalam tim virtual
2. Mengembangkan Kepercayaan dalam Tim Virtual
Tim Virtual adalah sebuah tim yang dibentuk karena adanya
keterbatasan waktu dan ruang dan tidak dapat bersatu secara fisik antara satu
sama lain sehingga dibuatlah Tim Virtual menggunakan jaringan komputer agar
dapat mencapai tujuan bersama. Tim Virtual biasanya dibuat ketika sekelompok
orang ingin mengerjakan tugas kelompok atau hanya sekedar ingin berbagi
informasi. Berikut adalah beberapa perbedaan dan persamaan Tim Virtual dengan
tim yang bertemu secara fisik, antara lain:
Persamaan
1. Adanya
tujuan yang ingin dicapai bersama
2. Adanya
komunikasi dari setiap anggota tim
3. Memerlukan
adanya diskusi tim
4. Kepercayaan
dalam tim
Perbedaan
1. Kontak
sosial yang terbatas pada tim virtual
2.
Ruang dan waktu
3. Tingkat
emosional setiap anggota
Rasa saling percaya disetiap anggota tim sangatlah
diperlukan, agar tujuan yang ingin dicapai dapat terwujud secara maksimal.
Namun dengan kurangnya kontak sosial, rasa saling percaya antar anggota tim
dapat berkurang sehingga kemungkinan untuk gagal sangatlah mungkin dalam tim
virtual. Dalam mengatasi hal ini saya memiliki beberapa cara agar rasa saling
percaya dari setiap anggota tim dapat tumbuh sehingga tujuan yang ingin dicapai
dapat terwujud secara maksimal, berikut caranya:
1.
Pemimpin yang kompeten
Adakalanya anggota tim akan patuh dan percaya kepada
pemimpinnya jika pemimpin itu mempunyai kompetensi yang lebih seperti
keterampilan dan pengalaman yang sangat memadai.
2.
Membagi tugas dengan rata
Menurut saya pembagian tugas merupakan salah satu
faktor timbulnya kepercayaan dalam tim virtual. Ketika seorang anggota tim
merasa tugasnya lebih berat daripada yang lain, orang tersebut akan
berprasangka buruk terhadap anggota yang lain seperti prasangka adanya hubungan
khusus antara pemimpin dan salah satu anggota lainnya.
3.
Keaktifan setiap anggota
Setiap anggota tim harus aktif dalam forum diskusi
yang sudah direncanakan. Dalam setiap pertemuan virtual tersebut setiap anggota
harus menjelaskan hasil pekerjaan yang telah ia kerjakan dan jika terjadi
kesalahan dapat dilakukan evaluasi dan harus berperan aktif dalam memberi
masukan-masukan terhadap evaluasi tersebut sehingga timbulnya kepercayaan
antara aggota dengan anggota maupun anggota dengan pemimpin.
Kerjasama merupakan hal terpenting dalam sebuah tim,
baik itu tim virtual maupun tim face to face. Karena dengan adanya kerjasama
setiap anggota tim, akan memunculkan rasa kebersamaan dalam mencapai tujuan
bersama yang ingin diraih. Sekian pernjelasan dari saya mengenai hal-hal yang
dapat membangun kepercayaan dalam Tim virtual.
5. tantangan
Saya ingin
berbagi 5 tantangan yang saya hadapi membangun virtual team untuk sebuah
start-up di Silicon Valley: gabungan developer, tester, dan customer service di
China, India, Mexico, dan Turki.
a. Communication
Mungkin ini salah
satu hal yang paling sering mengakibatkan sakit kepala adalah komunikasi. Bagi
yang sudah berpasangan, Anda pasti tahu betapa sulitnya berkomunikasi secara
jelas dengan pasangan Anda. Hanya saja di dalam perusahaan masalah komunikasi
biasanya jauh lebih rumit. Karena komunikasi yang kurang baik, sering terjadi
software yang dihasilkan berbeda jauh dari apa yang diminta klien.
Keadaan ini
menjadi lebih rumit, ketika ada variabel baru di mana anggota tim tidak punya
satu bahasa yang sama: language barrier. Dokumen yang Anda tulis dalam
bahasa Inggris belum tentu dapat dimengerti sepenuhnya oleh rekan kerja di
Vietnam, misalnya. Begitu pula Anda mungkin sampai pada kesimpulan yang kurang
tepat setelah membaca imel bahasa Inggris dari rekan kerja di China. Walau
tidak ada solusi instan, penggunaan gaya bahasa sangat sederhana dan sering
memberikan contoh pendukung yang jelas (seperti diagram, screenshot, wireframe,
dsb) —asal jangan over-communicate, dapat mengurangi kesalahpahaman
dan kerancuan.
b. Cultural Awareness
Selain
komunikasi, toleransi dan pengetahuan akan budaya lain juga perlu diperhatikan.
Cara penyampaian intensi baik di daerah A bisa diterima sebaliknya bila
diterapkan di B. Erat kaitannya dengan komunikasi, terjemahan langsung
atau direct translation dari satu bahasa ke bahasa lain tanpa
memperhatikan konteks juga dapat menambah probabilitas salah pengertian antara
anggota.
Satu
anekdot: Pernah satu hari, rekan customer support di India mengakhiri
sesi chat dengan manajernya, orang Amerika, dengan “Hope you have a busy day!”
Walau ungkapan tersebut bermaksud ramah di daerah di mana rekan tersebut
dibesarkan, lucu juga melihat manajernya terkejut dan dengan besar hati
berusaha mencoba mengerti tanpa bergegas marah.
Pengadaan
pedoman komunikasi (imel, sambutan, dll) ketika mulainya terbentuk tim terbukti
dapat membantu mengurangi kesalahpahaman akibat perbedaan budaya. Kecuali
memang seseorang sengaja bertindak tidak sepantasnya, biasanya dengan cukup
waktu dan trial-and-error, kesadaran budaya ini biasanya dapat
dipelajari dan dipraktekan dengan baik.
c. Self Motivation
Tidak semua
orang berfungsi dengan baik dalam virtual team di mana setiap individu
diharapkan bersifat self-motivated dan mampu bekerja secara mandiri
tanpa pengawasan atau struktur eksternal. Faktor penting berikutnya adalah result-oriented,
karena tidak ada rekan di sekitar yang sadar betapa intensifnya seseorang
berusaha menyelesaikan tugas kecuali pada akhirnya dia dapat mendemonstrasikan
hasil akhirnya dengan jelas.
d. Logistics
Pukul 8
malam hari Minggu di Silicon Valley = pukul 11 pagi hari Senin di pulau Jawa.
Perbedaan time zone yang besar ini sering menjadi tantangan yang seru
dalam segi pengaturan resources. Seandainya para developer di Jakarta
perlu keputusan dari San Francisco untuk menyelesaikan suatu masalah, seseorang
perlu memastikan ketergantungan ini bisa segera diselesaikan supaya tidak ada
waktu yang terbuang percuma. Jika tidak, developer di Jakarta sudah siap kerja
(Senin pagi) tapi perlu menunggu product manager-nya masih pesta di San
Francisco (Minggu malam); setelah keputusan sudah terbentuk hari Senin di
Amerika, pelaksanaannya akan tertunda menunggu developer di Jakarta siap
kembali. Keterlambatan yang biasanya terjadi dalam jam, kini bisa menjadi hari.
e. Trust
Ini tentunya tantangan yang paling
besar untuk membentuk virtual team (apa saja, sebetulnya): memupuk kepercayaan
atau trust di antara anggota tim. Trust sangatlah penting untuk
mendukung semua point di atas: sebagai basis untuk komunikasi yang terbuka dan
menyangga motivasi semua individu yang bersangkutan. Tanpa diragukan, trust
memerlukan perhatian khusus di setiap titik perkembangan tim Anda.
Terlepas dari challenges di
atas, keberhasilan (termasuk proses untuk mencapainya) untuk membangun virtual
team yang sukses sungguhlah berharga. Masing-masing tim member mendapat
kesempatan untuk lansung terjun belajar berkomunikasi dengan lebih efektif,
meningkatkan kesadaran akan budaya lain, dan mempersiapkan diri untuk proses
kolaborasi di dalam pasar global. Belakangan ini
Contoh
kasus :
Brainstorming biasa dilakukan
dilingkungan organisasi yang sifatnya formal. Lingkungan organisasi yang
menerapkan brainstorming, biasanya digunakan sebagai alat pengambilan keputusan
guna menggagas ide-ide yang tepat untuk diterapkan dalam berbagai penugasan-penugasan
yang sifatnya formal.
Pengambilan suatu keputusan yang
dilakukan akan disepakati bersama oleh tiap-tiap anggota organisasi dan
pimpinan penyelenggara brainstorming. Setelah diputuskan bersama, gagasan atau
ide tersebut mulai diterapkan sesuai dengan rangkaian atau urutan yang dibuat
dan disepakati. Pelaksanaan dari gagasan atau ide tersebut harus dilaksanakan
dengan baik dan sesuai agar tercipta kondisi kerja aktif pada tiap-tiap anggota
dalam organisasi.
Sumber
:
https://id.wikipedia.org/wiki/Curah_pendapat